Sistema documental municipal

Objetivos del sistema

El sistema documental del Ayuntamiento de Guadalajara debe asegurar de forma permanente la disponibilidad, autenticidad, fiabilidad, integridad, conservación, confidencialidad y trazabilidad de todos los documentos que forman parte del mismo.

Forman parte del sistema documental del Ayuntamiento de Guadalajara todos los documentos de cualquier fecha y naturaleza archivados por esta institución o por los organismos dependientes de la misma como instrumentos o testimonios de sus funciones, actividades, derechos y obligaciones. Tales documentos constituyen el patrimonio documental del municipio de Guadalajara.

Regulación del sistema

El sistema documental debe cumplir la normativa jurídica vigente y ser compatible con las principales normas técnicas nacionales e internacionales de archivo y gestión documental. La gestión de los documentos y expedientes electrónicos debe cumplir, especialmente, las normas técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad (NTI).

• Normativa autonómica
• Normativa estatal
• Normativa local
• Referencias técnicas

Responsables del sistema

La dirección política y estratégica del sistema documental corresponde actualmente al concejal delegado del área de Régimen Interior.

Las tareas de planificación, propuesta y supervisión técnica de los procesos específicos del sistema corresponden actualmente al técnico responsable del Archivo General, teniendo en cuenta las directrices de seguridad de la información establecidas por los responsables de los sistemas informáticos y de telecomunicaciones.

Los responsables del resto de los departamentos y unidades gestoras del Ayuntamiento deben colaborar en el cumplimiento de los objetivos del sistema y en la correcta ejecución de los procesos del mismo.

Todo el personal del Ayuntamiento debe cumplir los requisitos jurídicos y técnicos establecidos en las normas jurídicas y técnicas que regulan el sistema documental.

Archivos del sistema

El sistema documental del Ayuntamiento incluye dos conjuntos de archivo:

• El archivo administrativo
• El archivo general

El archivo administrativo incluye todos los documentos de cualquier naturaleza custodiados por los departamentos municipales. Estos documentos, actualmente confeccionados y registrados por las aplicaciones de gestión administrativa, son conservados y custodiados en los depósitos de gestión de los departamentos o en los repositorios electrónicos correspondientes.

El archivo general es único e incluye todos los documentos transferidos al mismo por los departamentos del Ayuntamiento de Guadalajara o por sus organismos autónomos. También incorpora los documentos que otras instituciones o personas han cedido al Ayuntamiento de Guadalajara por cualquier medio, como depósito, donación o compraventa. La custodia de este archivo corresponde al departamento de Archivo.

El departamento de Archivo forma parte actualmente del Servicio de Archivo y Transparencia. La relación entre el estado del Archivo, la transparencia adinistrativa y el ejercicio del derecho a la información parece evidente. Lo es desde hace tiempo: "Archivos y democracia", Calle Mayor, 1989, n. 81, p 13.

Funciones del sistema documental

• Producción y gestión de documentos
• Organización y descripción documental
• Valoración y eliminación de documentos
• Conservación y seguridad de los documentos
• Información y difusión documental
• Acceso a los documentos del sistema