Sistema documental municipal

Conservación y seguridad de los documentos

Conservación documental

El proceso de conservación de los documentos del sistema incluye todas las actividades y tareas que garantizan la preservación, integridad y seguridad de los documentos de archivo a lo largo del tiempo.

Depósitos de archivo

Los documentos deben archivarse en depósitos separados de las zonas de trabajo, con acceso limitado a personas autorizadas

Estos depósitos solo pueden destinarse a la custodia de documentos y en ellos, salvo excepciones, no deben guardarse otro tipo de enseres.

Los locales de depósito deben contar con medidas de prevención y extinción de incendios, de protección frente a inundaciones y contra robos. Deben mantenerse, además, en las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de los documentos, según su naturaleza. En la tabla siguiente se indican las pautas generales:

Condiciones ambientales

Materiales	Temperatura	Humedad
Papel	15-25 ºC	45-65 %
Soportes electrónicos	10-20 ºC	45-65 %
Fotografías y películas	10-18 ºC	25-35 %

Estanterías de archivo

Las estanterías deben ser metálicas, sin elementos de sujeción que puedan dañar los documentos. Sus medidas deben tener en cuenta el tamaño de las unidades de archivo que han de guardarse en ellas.

Para facilitar la acción de los sistemas de extinción de incendios, la distancia mínima desde las estantería hasta el techo del depósito debe ser de un metro. Para evitar los daños provocados por una inundación, debe haber, al menos, 10 cm de distancia al suelo.

Siempre que sea posible se instalarán estanterías compactas de tracción manual. En tal caso, el estado de los mecanismo de tracción debe revisarse periódicamente.

Seguridad del sistema

El sistema documental es un activo esencial del Ayuntamiento que debe ser protegido con medidas de seguridad de alto nivel. El Comité Técnico de Organización del Ayuntamiento de Guadalajara se encarga de la elaboración, implantación y evaluación de la política de seguridad de la información municipal. Existe además un Comité de Seguridad de Datos Personales.

Seguridad de los documentos materiales

Con carácter general, las unidades documentales deben instalarse en los muebles y depósitos de archivo por series, según un orden no significativo, basado en un identificador de carácter numérico, alfanumérico o cronológico-numérico. Este método de ordenación impide el acceso directo a una unidad documental si no se consulta previamente los correspondientes instrumentos de descripción, los cuales deben estar protegidos por medidas de seguridad que impidan el acceso no autorizado al mismos.

Cuando sea necesario crear o mantener un sistema de archivo basado en la ordenación cronológica o alfabética de las unidades documentales, por nombres de personas, instituciones, lugares o materias, se establecerán medidas de seguridad que impidan el acceso a los muebles y depósitos de archivo por parte de personas no autorizadas. Las salas y armarios de archivo, en tal caso, deberán tener cerradura.

El Departamento de Archivo debe mantener un catálogo de los instrumentos de control y localización de documentos empleados por los departamentos municipales. Estos deben informar a dicho departamento sobre la creación, cierre y características de tales instrumentos y cumplir los requisitos necesarios para garantizar su interoperabilidad con el resto del sistema documental y con otros sistemas administrativos

Seguridad de los documentos electrónicos

El artículo 42.1 de la Ordenanza de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Guadalajara encarga a los servicios técnicos de informática y de archivística  la definición de las políticas de creación y conservación del archivo electrónico, los criterios de migración de datos, de renovación de soportes y de actualización de programas, así como la configuración de las estrategias y sistema que permitan garantizar la legibilidad de los documentos con el transcurso del tiempo.

Tanto los sistemas de almacenamiento de los documentos electrónicos como los instrumentos de control y descripción de los mismos deben cumplir el Esquema Nacional de Seguridad y las reglas que determine la Política de Seguridad de la Información del Ayuntamiento de Guadalajara.

Control de salidas

Los documentos o sus soporte electrónicos no deben salir de los depósitos sin la debida autorización. De las operaciones de salida debe llevarse un registro.

Funciones del sistema documental

• Producción y gestión de documentos
• Organización y descripción documental
• Valoración y eliminación de documentos
• Conservación y seguridad de los documentos
• Información y difusión documental
• Acceso a los documentos del sistema

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