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Sistema documental municipal

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Portada del antiguo Convento de Santa Clara antes de su demolición. 1967. AMGU 924159.Organización y descripción documental

Identificación de las unidades de archivo

El registro de las unidades de archivo se lleva a cabo mediante la asignación a cada una de ellas de un identificador específico, que debe ser único y permanente. El código de identificación del Ayuntamiento de Guadalajara como organismo público precede a este identificador en las operaciones de intercambio con otros sistemas. Por ejemplo: ES_L01191305_C455_2017_0031.

Clasificación de las unidades de archivo

La clasificación sistemática de las unidades de archivo facilita la comprensión del conjunto documental y la realización del resto de los procesos documentales. Mediante la clasificación esos procesos pueden ser definidos y planificados de forma general por clases o agrupaciones documentales.

Las unidades de archivo que integran el sistema de documental municipal se clasifican en series documentales y estas en fondos y secciones. Estas agrupaciones documentales se definen en los apartados siguientes.

Fondos documentales

Un fondo documental está formado por los documentos elaborados, recibidos y conservados por una misma organización o persona como testimonio de sus funciones, actividades, derechos u obligaciones.

Por ejemplo, el archivo general de Guadalajara incluye el fondo documental producido por el Ayuntamiento de Guadalajara a lo largo de su historia, pero también los fondos de los municipios anexionados al de Guadalajara (Iriépal, Taracena, Usanos y Valdenoches) y algunos fondos de procedencia particular, como el fondo del Ateneo Caracense o el de la Agrupación Artística Antorcha.

Cuadro de fondos del Archivo Municipal de Guadalajara

Secciones documentales

Una sección documental es una división de un fondo documental basada en las funciones, servicios y órganos de la institución o persona productora del mismo.

El fondo del Ayuntamiento de Guadalajara se divide en las secciones siguientes: Gobierno municipal, Hacienda municipal, Servicios generales y Servicios públicos. Una sección puede dividirse en subsecciones y grupos de series, con mayor o menor grado de especificidad según las necesidades clasificatorias. Por ejemplo, la Sección de Urbanismo incluye las subsecciones de Planificación Territorial, Obras Municipales, Disciplina Urbanística y Servicios Urbanos.

Series documentales

Una serie está formada por los documentos de un mismo fondo documental que han sido generados por una misma actividad específica y que tienen, por tanto, reglas comunes de descripción, valoración, acceso, seguridad y conservación. Por ejemplo: las series de actas de sesiones del Pleno, de resoluciones de la Alcaldía, de ordenanzas y reglamentos, de planes de ordenación, urbana, de expedientes de contratación, de expedientes personales, de expedientes de licencias de obras, etc.

Cuadros de clasificación de series

La creación y mantenimiento de los cuadros de clasificación de las series que componen los fondos documentales corresponde al Departamento de Archivo General.

Todas las agrupaciones documentales que componen los cuadros de clasificación deben ser descritas de forma suficiente y deben tener asignado un identificador único y permanente. Este identificador debe ser independiente de su código de ordenación sistemática.

Descripción documental

El proceso de descripción consiste en el registro de información estructurada sobre el contexto, contenido y estructura de las entidades documentales integradas en el sistema. Esta tarea de registro se lleva a cabo de forma continua a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos y de las unidades de archivo.

El sistema descriptivo, basado en el modelo entidad-relación, registra información sobre las entidades documentales que forman parte del mismo y sobre las entidades contextuales relacionadas con aquellas: instituciones, personas, normas, lugares, objetos, conceptos y acontecimientos.

Los elementos informativos del sistema deben ser compatibles con el esquema de metadatos del Esquema Nacional de Interoperabilidad. El Departamento de Archivo General es responsable de la configuración y mantenimiento del esquema municipal de metadatos  de los documentos del sistema.

En general, la descripción de las unidades materiales de archivo será tan detallada como sea posible, ponderando las necesidades de control de las unidades de cada serie en relación con el coste de procesamiento de las mismas. El Departamento de Archivo debe establecer en cada caso el nivel, los elementos de descripción aplicables y el grado de detalle de la descripción.

En cambio, las unidades electrónicas de archivo deben describirse siempre a nivel de ítem documental, de modo que pueda confeccionarse de forma automática el índice electrónico de su contenido exigido por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Indexación documental

La indexación documental es la representación del contenido informativo específico de las entidades documentales mediante la consignación de los conceptos, objetos, eventos, entidades documentales, normas, instituciones, personas o lugares a los que se refieren.

La indexación facilita la búsqueda de las entidades documentales. Puede ser más o menos precisa, según el grado de control del lenguaje documental aplicado. El coste de este proceso limita su aplicación en muchas ocasiones a determinados aspectos de cada serie.

En todo caso, las bases de datos documentales que gestionan el archivo administrativo y el archivo general del Ayuntamiento llevan a cabo una indexación a texto completo de todos los campos de los registros descriptivos. Esta característica, combinada con la clasificación por series, mejora siempre los resultados de las búsquedas.

Funciones del sistema documental


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