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Sistema documental municipal

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Producción y gestión de documentos

Proyecto de restauración del Torreón del Alamín: alzado oeste. 1998. AMGU 411179Concepto de documento

Un documento es un objeto que registra una información de forma estable. Este concepto incluye documentos de cualquier tipo y sobre cualquier soporte: documentos en papel, correos electrónicos, bases de datos, páginas web, fotografías, videos, etc. Un documento de archivo es un documento que ha sido capturado y registrado por un sistema documental.

Confección de documentos

Los documentos elaborados por el Ayuntamiento de Guadalajara deben cumplir los requisitos de forma y contenido que permitan garantizar su validez jurídica. También es necesario que se redacten según normas de estilo administrativo que faciliten su comprensión por todos los destinatarios y eviten un uso sexista del lenguaje.

Plantillas de documentos

Los documentos deben confeccionarse a partir de plantillas normalizadas. Existe una plantilla general que establece, salvo excepciones, los tipos y tamaños de las letras, los márgenes del texto, las dimensiones del encabezamiento y del pie de página, la forma de numerar las páginas, etc. La organización del contenido en la pagina depende de cada tipos documental.

Modelos de formularios

Los formularios deben presentar la información que solicitan de forma comprensible y tan estructurada como sea posible, para facilitar el tratamiento posterior de la misma.

En cumplimiento del artículo 5 de Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos, todos los formularios deben llevar siempre un aviso legal en el que figure una referencia al fichero de gestión correspondiente y se indique la dirección a la cual deben dirigirse los administrados para ejercer los derechos de acceso a sus datos personales, de rectificación o cancelación de los mismos y de oposición a su tratamiento por parte del Ayuntamiento.

El departamento responsable del Archivo General debe llevar un registro de los modelos de formularios que han de cumplimentar los administrados. Supervisa, además, su estructura y presta asistencia técnica para su confección.

Captura y registro de documentos

La captura de documentos por el sistema documental municipal se lleva cabo de tres formas:

  • Incorporación a una unidad de archivo de los documentos generados y firmados por el personal político o administrativo del Ayuntamiento en cumplimiento de sus tareas políticas o administrativas.
  • Recepción y registro de los documentos recibidos por Registro General de Entrada de Documentos, de forma presencial o telemática, e incorporación posterior 9de los mismos a una unidad de archivo.
  • Adquisición, por compra, depósito o donación, de documentos producidos por otras instituciones o personas, por su valor testimonial e informativo para la historia de la ciudad de Guadalajara.

Los documentos materiales que deban incorporarse a un expediente electrónico deberán ser digitalizados conforme a lo establecido en la NTI de digitalización de documentos y la NTI de procedimientos de copiado auténtico y conversión de documentos electrónicos.

Durante el proceso de captura de documentos electrónicos deben asignarse los metadatos previstos en ellas, incrustados en los mismos documentos electrónicos o consignados en registros de datos asociados a ellos de forma segura y estable.

Los documentos electrónicos que sean incorporados al sistema documental deben ser firmados en el momento de su captura siguiendo las pautas establecidas por la Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración.

El proceso de registro de entrada de documentos es un requisito legal definido en la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que marca la incorporación oficial de un documento a los sistemas documentales de las administraciones públicas. Este registro prueba la entrada de un documento en un sistema determinado y su remisión a la unidad gestora correspondiente o a otro sistema.

Gestión de unidades de archivo

Todos los documentos incorporados al sistema documental deben ser agregados a una unidad de archivo. Las unidades de archivo son las unidades básicas de control documental.

Una unidad de archivo puede ser simple, formada por un solo documento, o compuesta, formada por varios documentos. Son unidades de archivo compuestas los expedientes y los registros documentales.

Un expediente reúne documentos de distinto tipo que tratan sobre un mismo asunto, como, por ejemplo, un expediente administrativo de contratación o un expediente personal. En cambio, un registro documental reúne documentos del mismo tipo que tratan sobre diferentes asuntos, como, por ejemplo, un libro de actas o un archivador de correspondencia.

Apertura de las unidades de archivo

La apertura de las unidades de archivo se lleva a cabo de oficio o a instancia de parte. Puede responder a obligaciones jurídicas o meramente informativas.

En la fase de apertura deben registrarse, al menos, los metadatos que sirven para identificar, clasificar, intitular, establecer el estado de tramitación y regular el acceso a las unidades de archivo. Posteriormente deberán agregarse otros datos para indexar el tema informativo, establecer el plazo de conservación, la composición documental, etc.

Los registros de gestión de unidades de archivo se llevarán mediante aplicaciones informáticas adecuadas, supervisadas por los técnicos de los servicios generales de Archivo e Informática, preferentemente en bases de datos que garanticen su interoperabilidad con otras aplicaciones. El acceso a estas bases de datos solo será posible a las personas autorizadas para ello.

En el caso de expedientes electrónicos, en esta fase se lleva a cabo, además, la creación del índice electrónico y la inclusión en dicho índice de las referencias a cada uno de los documentos disponibles en el momento de la apertura.

Los documentos materiales se guardan normalmente en carpetas, y estas en cajas o gavetas normalizadas de archivo. Una caja de archivo puede contener una o varias unidades de archivo y una unidad de archivo puede ocupar varias cajas de archivo.

Los documentos digitales se guardan en dispositivos de almacenamiento de distinto tipo, como discos magnéticos, cintas magnéticas, tambores magnéticos, discos ópticos, etc. El acceso a estos dispositivos se lleva a cabo desde la aplicación de gestión administrativa.

Tramitación de las unidades de archivo

En esta fase, las unidades de archivo se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos.

Los documentos materiales deben incorporarse de forma sistemática a la carpeta de archivo correspondiente. Los documentos electrónicos deben ser asignados por los programas de gestión administrativa a una unidad de archivo.

Cierre de las unidades de archivo

Los expedientes, concluida su tramitación, deben ser ordenados y foliados, con el fin de garantizar su integridad. Los libros registro y otras agregaciones documentales también deben foliarse y cerrarse formalmente, mediante una diligencia que sirva de prueba de su integridad.

En los documentos materiales, el número de orden se consigna en la parte superior derecha de cada hoja. En el caso de las unidades electrónicas de archivo, una vez cerradas, la foliación se lleva a cabo mediante un índice electrónico en el que se relacionan todos los documentos que las componen. Dicho índice debe ser firmado electrónicamente para garantizar la autenticidad e integridad de la unidad de archivo.

Instalación de las unidades de archivo

Las cajas o gavetas de archivo u otros contenedores de conservación de documentos deben almacenarse en muebles o estanterías específicas de archivo y en lugares que incluyan las medidas de seguridad que sean necesarias en cada caso.

Con carácter general, la ordenación en las estanterías de las cajas de conservación de documentos sigue una secuencia numérica no significativa. De este de modo, el acceso a su contenido solo es posible mediante la consulta previa del registro de gestión. Esta medida debe aplicarse siempre que las unidades de archivo contengan datos personales especialmente protegidos.

Transferencia de las unidades de archivo

Las unidades de archivo cerradas deben ser transferidas de forma regular desde los archivos de gestión al Archivo General. Este traslado implica un traslado de la responsabilidad de custodia.

El departamento de Archivo General se encarga de la regulación, planificación y control de las transferencias de las unidades de archivo. Por cada transferencia recibida se hace una relación de entrega, debidamente cotejada, firmada por el responsable del Archivo General y por el responsable del archivo de gestión que traslada los documentos.

Las transferencias de documentos y expedientes electrónicos, además, deben realizarse teniendo en cuenta las medidas previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en sus normas técnicas de desarrollo.

Funciones del sistema documental


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