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Sistema documental municipal

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Fachada de edificio en la calle Miguel Fluiters, 39. 1910. AMGU 919679Valoración y eliminación de documentos

Valoración documental

No es posible conservar todos los documentos producidos y gestionados actualmente por el Ayuntamiento de Guadalajara y por las entidades dependientes del mismo. Sin embargo, tampoco es posible destruirlos sin tener en cuenta previamente sus valores administrativos e históricos.

El proceso de valoración analiza los valores informativos y culturales de los documentos para determinar las formas de preservación, los plazos de conservación y las medidas de seguridad de las unidades de archivo que integran las series documentales del sistema documental municipal.

El objetivo del proceso de valoración es reducir el conjunto conservado de archivo hasta un volumen sostenible, pero sin pérdida de información importante. El conjunto documental seleccionado debe documentar de forma suficiente el origen, la evolución y finalización de las normas, actividades, relaciones, derechos y obligaciones de las instituciones o personas productoras del fondo analizado.

Reglas de valoración documental

No pueden eliminarse unidades de archivo o documentos que se encuentren bajo alguno de estos supuestos:

  • Cuando sean anteriores a 1940. Esta fecha de referencia se ha determinado en muchos archivos teniendo en cuenta la escasez de fuentes de información anteriores a la misma.
  • Cuando no exista dictamen previo de valoración emitido por la Comisión de Valoración de Castilla-La Mancha.
  • Cuando no haya transcurrido el plazo durante el cual los documentos puedan ser necesarios para la gestión administrativa o cuando los documentos hayan sido reclamados en un procedimiento judicial.
  • Cuando los documentos tengan valor histórico.
  • Cuando se haya dictaminado que determinadas series de unidades de archivo deben conservarse como alternativa a la eliminación de otras.

En cambio, pueden eliminarse los borradores, duplicados y copias auxiliares de documentos sin necesidad de abrir un procedimiento de eliminación. También puede eliminarse sin valoración previa la documentación de apoyo informativo recopilada por los departamentos municipales.

Criterios de valoración documental

Las propuestas de valoración deben tener en cuenta:

  • La importancia de los documentos como fuentes primarias de información sobre las normas, actividades, derechos y obligaciones de la institución o persona productora del fondo al que pertenecen, y sobre la historia de la ciudad de Guadalajara, de sus organizaciones, personas y lugares.
  • La importancia de los documentos como objetos culturales.
  • El coste y forma de conservación.

Importancia de los documentos como fuentes primarias de información

  • Las fuentes de información sobre actividades directivas de la entidad productora del fondo y sobre la constitución, modificación o extinción de derechos y obligaciones prevalecen sobre las fuentes que solo se refieren a actividades ejecutivas o meramente operativas.
  • Las fuentes de información de carácter extensivo, que registran datos sobre muchos casos, especialmente si son susceptibles de tratamiento estadístico, prevalecen sobre las fuentes intensivas sobre casos concretos.
  • La fuentes de información sobre casos concretos de transcendencia o interés general, por su mayor impacto político, económico, ambiental, social o cultural, prevalecen sobre la fuentes de información sobre casos de interés particular.
  • Las fuentes de información que revelan problemas o conflictos de cualquier naturaleza entre la entidad productora del fondo documental y las organizaciones o personas con las que se relaciona prevalecen sobre las fuentes que solo reflejan casos cotidianos.
  • Las fuentes de información que registran hechos de carácter excepcional o hitos vitales de las instituciones productoras de las mismas o de las personas que forman parte de ellas, prevalecen sobre las fuentes que solo tratan asuntos cotidianos.

Importancia de los documentos como objetos culturales

Con independencia del grado de interés de su contenido informativo, algunos documentos deben conservarse por su valor como objetos culturales.

  • Cuando los documentos son ejemplos significativos de una determinada técnica, estilo o forma documental.
  • Cuando tienen cualidades estéticas o artísticas, o presentan características físicas que son únicas o poco frecuentes.
  • Cuando son los testimonios más antiguos que existen sobre una entidad, una actividad o un tema determinados.
  • Cuando tienen un interés expositivo que no puede ser proporcionado por una copia de los mismos.
  • Cuando están relacionados con personas, lugares, cosas, temas o acontecimientos famosos o históricamente importantes.

Coste y forma de conservación

El coste de conservación de los documentos incluye los costes materiales de conservación, de procesamiento técnico, seguridad, conversión de formatos y migración de soportes. Un elevado coste de conservación solo puede ser aceptado si los documentos tienen también un elevado interés general.

Procedimiento administrativo

La resolución de los procedimientos de valoración de las series documentales corresponde a la Junta de Gobierno Local según el artículo 41.2 de la vigente Ordenanza de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Guadalajara, del 2011. Las propuestas de valoración, que inician el expediente, deben ser formuladas por el responsable del Departamento de Archivo.

La propuestas de eliminación de documentos deben ser sometidas a informe de los técnicos municipales que tengan a su cargo la gestión de las materias administrativas afectadas. Requieren, además, el dictamen favorable de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.

Tablas de conservación

Las resoluciones de valoración de series documentales deben registrarse en las tablas de conservación del repertorio de series, indicando si se ha acordado la eliminación o la conservación total o parcial de las unidades de archivo.

Eliminación de documentos

Los documentos que contengan datos confidenciales o datos personales deben eliminarse siempre de forma segura. El Ayuntamiento de Guadalajara contrata con esta finalidad los servicios de una empresa especializada que certifica la correcta destrucción de los documentos. El Departamento de Archivo General se encarga de gestionar este proceso.

Funciones del sistema documental


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